30 września upłynął czteromiesięczny okres karencji, który Urząd Ochrony Danych Osobowych dał firmom na dostosowanie monitoringu do RODO i innych regulacji sektorowych. Przepisy zmieniły się i w tej chwili szczegółowo określają, gdzie i w jakich sytuacjach mogą pojawić się kamery, a gdzie ich nie powinno być.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu muszą znaleźć się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy – wymaga tego Kodeks Pracy.

Wszystkie wytyczne znajdziecie tutaj: https://uodo.gov.pl/pl/file/1200. W najbliższym czasie będą one jeszcze uzupełniane, ponieważ wciąż napływają społeczne sugestie oraz szczegółowe sytuacje branżowe. Niemniej obecna wersja dokumentu zawiera podstawowe wskazówki pozwalające na osiągnięcie zgodności z prawem.

Trzeba pamiętać, że monitoring wizyjny głęboko ingeruje w prywatność. Zawsze trzeba zastanowić się nad jego niezbędnością. Z drugiej strony mamy do czynienia z tak istotnymi kwestiami, jak np. bezpieczeństwo pracowników i ochrona mienia. Dlatego musi dochodzić do ważenia tych dwóch wartości w konkretnym przypadku danej firmy.

Monitoring wizyjny, zgodnie z art. 22 ma uzasadnienie tylko, jeżeli jest niezbędny do:

  • zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
  • ochrony mienia,
  • kontroli produkcji,
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W jakich okolicznościach nie można stosować monitoringu?

  • kontrola długości przerw pracowniczych,
  • opuszczanie miejsca pracy,
  • obserwowanie czynności podczas świadczenia pracy,
  • kontrola zużycia materiałów, środków czystości, energii i wody,
  • monitorowanie przestrzeni biurowych, do których nie mają dostępu osoby trzecie i jednocześnie nie istnieje groźba naruszenia tajemnic firmy,
  • kontrola zachowania czystości.

Monitoring nie może być stosowany m.in. w:

  • pomieszczeniach sanitarnych
  • szatniach
  • stołówkach
  • palarniach
  • pomieszczeniach związkowych
  • przestrzeniach biurowych niedostępnych dla osób trzecich

Nie da się stworzyć jednego wspólnego dla wszystkich firm przepisu na monitoring zgodny z RODO. Kiedy UODO zapuka na kontrolę, to będzie oceniał monitoring indywidualnie, przez pryzmat potrzeb i warunków konkretnej organizacji. Kontrole obejmą podmioty z różnych sektorów – urzędy miast, szkoły, spółdzielnie mieszkaniowe, sądy, a nawet firmę świadczącą usługi transportowe dla osób niepełnosprawnych, która kamery ma zainstalowane w służących do przewozu osób pojazdach.

Kary za naruszenie przepisów RODO są bardzo surowe: do 20 mln euro lub 4 proc całego obrotu firmy, a w przypadku administracji publicznej do 100 tys. zł, zaś w przypadku instytucji kultury 10 tys. zł.