Podpis kwalifikowany miał z reguły ułatwiać życie, a także ograniczyć biurokrację. Wszystko to dawało nadzieję, że w niedługim czasie uda się przejść z wersji papierowych dokumentów na elektroniczne. Jednak rzeczywistość swoją drogą, a przepisy swoją. Czy podpis kwalifikowany naprawdę jest w tej chwili użyteczny?

Czym jest podpis kwalifikowany?

Skoro podpis kwalifikowany składa się na e-dokumencie, to jest to po prostu podpis, który trzeba złożyć w jakimś programie graficznym? Takie rozumowanie wydaje się logiczne, ale nie jest to dobre skojarzenie.

Podpis kwalifikowany nie jest takim podpisem, jaki na przykład składa się za pomocą długopisu. W ten sposób osoba, która ma taki podpis, nie pozostawia na dokumencie swojego imienia i nazwiska. Zamiast tego dokument opatruje się ciągiem znaków elektronicznych.

Znaków, które są obecne w takim ciągu, nie wybrano losowo. Muszą odnosić się do rozporządzenia Unii Europejskiej z dnia 23 lipca 2014 r. Dołącza się je do pliku cyfrowego, korzystając z odpowiedniego urządzenia. Podpis ten musi opierać się o wzór, który potwierdza certyfikat – wtedy jest w pełni bezpieczny. Osoba, która zatem podpisuje się w ten sposób, nie może tego uczynić bez wspomnianego certyfikatu.

Podpis kwalifikowany – idziemy do przodu, ale nie w naszym kraju

Warto zacząć od tego, że podpis kwalifikowany jest to nowe rozwiązanie i być może dlatego tak kosztowne. Nie można skorzystać z używanych urządzeń, certyfikatów, czy podpisów, a zakup wiąże się z wydatkiem, za który można by było spokojnie kupić nową drukarkę.

Koszt zamówienia podpisu elektronicznego

Pomijając fakt, że nie wszystkich stać na taki podpis, wciąż jeszcze nie każda firma umożliwia złożenie takiego podpisu. Pomimo że mogłyby już obowiązywać dokumenty cyfrowe, wciąż trzeba składać te w wersji papierowej. Jako że udało się gdzieniegdzie ograniczyć korzystanie z usług kurierów i poczty, można przesłać podpisany dokument w wersji papierowej zdalnie i przesłać tylko obraz pliku.

Niemniej cała ta procedura jest dość czasochłonna i wymaga, by mieć zawsze pod ręką sprawną drukarkę, a właściwie urządzenie wielofunkcyjne. Do tego zużywa się mnóstwo papieru, a na razie ten materiał wytwarza się wyłącznie z drewna. W ten sposób nie można zbyt szybko ograniczyć wycinki lasów. Ten, kto nie może złożyć podpisu kwalifikowanego, cierpi podwójne, jeśli los drzew i przyrody nie jest mu obojętny.

Inną bolączką w naszym kraju jest niedoinformowanie pod względem prawnym. Co ma powiedzieć przeciętny Kowalski, jeśli nawet firmy, które powinny być na bieżąco z nowelizacjami w literze prawa, nie zawsze wszystko wiedzą. Mało tego, nawet jeśli mają taką wiedzę, nie spieszą z tym, by poinformować o tym swoich klientów, czy odwiedzających witrynę w sieci.

Podpis kwalifikowany a polskie prawo

Nie wdając się za bardzo w artykuły i ustawy, które każdy może poszukać samodzielnie, warto wiedzieć, że podpis kwalifikowany w pełni zastępuje ten tradycyjny praktycznie na każdej umowie. Jednak tylko wtedy, gdy obie strony skorzystają właśnie z takiego podpisu. W przeciwnym razie umowa jest nieważna. Nie można złożyć jednego podpisu kwalifikowanego a drugiego za pomocą długopisu. Nie akceptuje się też składania podpisu kwalifikowanego na jednym dokumencie i podpisu długopisu na drugim dokumencie o tej samej treści.

Każda osoba podpisująca się na dokumencie musi mieć podpis

Z takimi utrudnieniami boryka się statystyczny Kowalski, który, nawet jeśli zaopatrzy się w ciąg elektronicznych znaków, to nie wie, czy mimo to będzie mógł zachować cyfrowy dokument zamiast papierowego. Wciąż bowiem musi mieć pewność, że druga osoba, która musi się podpisać, także dysponuje tym podpisem. Jeśli tak nie jest, wtedy pozostaje podpisać się w tradycyjny sposób, czyli długopisem.

Pandemia i konieczność przerzucenia się z pracy stacjonarnej na zdalną „pokazała”, że polskie prawo jest nieraz bardziej „zawalidrogą” niż „sprzymierzeńcem”. Nieraz, gdyby można było pójść na ustępstwa, znacznie szybciej udałoby się zrealizować wiele projektów, które są dobre właśnie teraz, a nie za dzień, dwa, czy kilka dni.

Niekompatybilna firma z instytucjami i odbiorcami zagranicznymi

Co gorsze, polskie prawo działa na niekorzyść tych przedsiębiorców, którzy współpracują z zagranicznymi podmiotami, czy muszą podpisywać umowy z klientami zza granicy. Tam wszyscy są już przyzwyczajeni do tego, że obowiązuje podpis kwalifikowany (pomysł zresztą unijny), a u nas wiele osób boryka się z problemem finansowym.

Każdy pracownik firmy musiałby mieć swój podpis kwalifikowany, a jeśli firma zatrudnia więcej niż 10 osób, jest to już spore i nieplanowane obciążenie dla budżetu. Na razie nie pojawiły się żadne rozwiązania w postaci wsparcia finansowego, które mogłyby nie jedną osobę zachęcić do tego, by odłożyć „parę groszy” i zamówić taki podpis elektroniczny.

Podpis kwalifikowany – kiedy będzie obowiązywać?

Digitalizacja w Polsce postępuje i w zasadzie podpis kwalifikowany mógłby funkcjonować w każdej instytucji i w każdym domu już teraz. Są odpowiednie urządzenia, oprogramowanie, więc jest środowisko informatyczne kompatybilne z tą technologią.

Wciąż jednak pokutuje chęć zarobienia na czymś, co każdy będzie musiał prędzej czy później wprowadzić – podpis kwalifikowany to w Polsce spory wydatek. Gdyby ludzie bardziej dbali o środowisko, a nie o to, by zarobić na zmianie klimatycznej, czy ekologii, transformacja mogłaby się dokonać nawet w ciągu miesiąca.